L’administratif pour un freelance c’est une tâche délicate, la plupart des gens n’aiment pas la faire.
Dans ce billet de blog, je vais vous donner quelques conseils rapides qui pourraient rendre vos tâches administratives un peu plus amusantes. Ou au moins : supportable.
Contenus
1.Prenez un comptable
Si vous avez des difficultés à remplir votre déclaration d’impôts et que vous voulez la faire correctement, prenez un comptable. Surtout quand vous débutez ! Ce genre de choses peut être très compliqué et quand on débute, on a déjà assez de soucis. C’est un bon investissement et, si votre comptable est bon, il sera rentable.
2.Gardez une trace de vos projets
Pour moi, cela fonctionne très bien si je garde une trace de tous les projets que j’ai à venir. Principalement parce que mon cerveau ne peut pas se souvenir de tout.
De cette façon, je peux facilement surveiller mon niveau d’activité et mes rentrées d’argent.
Dans le passé, j’avais l’habitude d’entreprendre trop de projets, mais quand je vois tout sur une seule page, je peux voir d’un seul coup d’œil ce que j’ai à faire ce mois-là. Personnellement, je ne regarde pas seulement le temps qu’il me reste, mais aussi l’aspect financier. Je sais que je dois gagner une certaine somme d’argent chaque mois pour payer mes factures, alors dans la rangée du budget, je peux voir si ce mois est/était suffisant.
3.Planifier correctement
Un agenda hebdomadaire. Celui-ci comprend des tâches plus détaillées et quotidiennes.
En général, je fais une liste de choses à faire pour chaque jour, en consultant d’abord mon agenda mensuel.
Je note également pour chaque tâche le nombre d’heures qu’elle prendra, afin de voir à quel point je suis occupée. J’essaie de ne pas travailler plus de 5 heures par jour, car il y a toujours des choses dans la journée qui prennent du temps non comptabilisé, comme les appels téléphoniques et autres.
4.Faire la paperasse (numériquement)
Comme j’utilise déjà suffisamment de papier, je fais toutes mes démarches administratives de manière numérique. Cela signifie que j’envoie toutes mes factures et propositions de travail par email. Je n’imprime jamais mes factures et je les envoie par courrier. Je vous recommande vivement de faire cela car :
- cela permet de gagner de la place sur vos étagères,
- il est plus facile de parcourir vos dossiers et
- c’est meilleur pour l’environnement.
Envoi de factures et de propositions de travail
Il existe de nombreux outils en ligne pour envoyer vos factures. Recherchez « système de facturation en ligne » et vous serez sur la bonne voie !
Organiser les factures et les reçus
La plupart des factures entrantes (celles que je dois payer) sont également numérisées. La plupart des entreprises envoient un PDF par e-mail, ce qui est très bien. Dans mon programme de messagerie, j’ai créé un dossier spécialement pour toutes les factures que je reçois. J’ai nommé ce dossier » Factures « .
À la fin de chaque trimestre, je vais dans ce dossier et je copie tous les PDF et les factures dans un dossier sur mon ordinateur.
5.Gardez une trace de votre temps
Une façon d’organiser les travaux est d’utiliser le système « à faire, en cours, fait ».
C’est simple à mettre en place avec un simple listing.